Jak napisać umowę przedwdrożeniową?

Wdrożenie nowego oprogramowania w organizacji przedsiębiorcy powinno być poprzedzone kompleksową analizą przedwdrożeniową.

Celem analizy przedwdrożeniowej jest określenie podstawowych potrzeb zamawiającego (w szczególności oczekiwanej funkcjonalności rozwiązania), możliwości jego wdrożenia, a także potencjalnych kosztów.

Charakterystycznymi elementami umowy przedwdrożeniowej są postanowienia określające formę dostarczenia analizy przedwdrożeniowej, specyfikacje dotyczące zespołu dokonującego analizy oraz dostępność wchodzących w jego skład pracowników. 

Przed-przedwdrożenie, czyli consulting

Dokonanie analizy i oceny systemu teleinformatycznego zamawiającego oraz doradztwo w wyborze odpowiedniej technologii to usługi często świadczone w ramach umowy przedwdrożeniowej. Możliwe jest jednak zawarcie w tym celu osobnej umowy konsultingowej, której przedmiotem jest udostępnienie określonej wiedzy technicznej (tzw. know-how) przez podmioty wyspecjalizowane w branży zamawiającego. Rozwiązanie to może okazać się atrakcyjne w sytuacji, gdy zamawiający będzie w stanie pokryć pełne koszty umowy przedwdrożeniowej dopiero za pewien czas.

Przekazanie know-how może nastąpić na wiele różnorodnych sposobów, w których może przebierać zamawiający. Powinien jednak pamiętać o konieczności dokładnego określenia zadań, jakie ma wykonać konsultant.

Jaki jest cel analizy przedwdrożeniowej?

Stworzenie i wdrożeniem nowego oprogramowania wymaga przeprowadzenia wstępnej analizy (zwanej przedwdrożeniową) którą z reguły zajmuje się potencjalny wykonawca projektu. Jej celem powinno być określenie podstawowych potrzeb zamawiającego (w szczególności oczekiwanej funkcjonalności rozwiązania), możliwości jego wdrożenia, a także potencjalnych kosztów.

Powyższe działania mogą być wykonywane w ramach osobnej umowy albo umowy obejmującej także wdrożenie. Niezależnie od przyjętego rozwiązania, w warto zagwarantować sobie możliwość bezproblemowego zakończenie współpracy w przypadku, gdy analiza wykaże niemożność dokonania wdrożenia (np. z powodu zbyt małego budżetu zamawiającego).

Jakie elementy powinna zawierać umowa przedwdrożeniowa?

Oprócz elementów charakterystycznych dla wszystkich umów IT, umowa przedwdrożeniowa powinna określać:

  1. formę dostarczenia analizy przedwdrożeniowej; 
  2. specyfikacje dotyczące zespołu dokonującego analizy;
  3. dostępność poszczególnych pracowników.

Forma przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej powinna przede wszystkim odpowiadać potrzebom zamawiającego oraz nadawać się do przechowywania i odtwarzania przez odpowiedni okres czasu. Niezależnie od wybranej formy (np. opis słowno-muzyczny, mock-up, proof of concept, raport) na etapie negocjacji warto dostosować ją do najogólniejszych nawet założeń projektu, pod kątem którego dokonywana jest analiza.

Z punktu widzenia zamawiającego, forma analizy ma często mniejsze znaczenie od tego, kto ją przeprowadza. Może on zatem dążyć do umownej gwarancji powierzenia tego zadania konkretnym pracownikom wykonawcy lub określenia minimalnych wymagań, które muszą spełnić (warunki te mogą dotyczyć wykształcenia, doświadczenia, specjalizacji itp.). Ponadto powinni pozostawać oni do dyspozycji zamawiającego w precyzyjnie wyznaczonym przedziale czasowym (np. od poniedziałku do piątku w godzinach od 10:00  do 14:00) oraz utrzymywać z nim kontakt w z góry określonej formie (mailowej, telefonicznej itp.). Uregulowanie tych kwestii w umowie pozwoli uniknąć problemów komunikacyjnych i tym samym zapobiec opóźnieniom w przygotowaniu analizy. 

Podsumowanie

Stworzenie i wdrożeniem nowego oprogramowania w organizacji zamawiającego powinno być w każdym przypadku poprzedzone pełną i rzetelną analizą przedwdrożeniową. Pozwoli ona uzyskać rzeczywisty obraz możliwości i potrzeb klienta oraz umożliwi wybór optymalnego rozwiązania. Mimo iż wiąże się to z dodatkowymi kosztami, z pewnością nie przewyższają one potencjalnych strat wynikłych z wdrożenia dokonywanego “na ślepo”, które nie tylko pochłonie środki finansowe, lecz także z dużym prawdopodobieństwem zakończy się niepowodzeniem.

Udostępnij dalej:
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email